L’applicativo si arricchisce di una nuova funzionalità, quella di inoltrare automaticamente ai clienti dello studio, via posta elettronica, le ricevute ministeriali così come qualsiasi altra tipologia di documenti allegati ad una pratica.

Mediante poche e semplici impostazioni, non dovrai più preoccuparti di inoltrare le ricevute d’invio telematico o di avvenuto versamento F24 ai tuoi clienti.

Seleziona il gruppo predefinito, oppure un altro sottogruppo specifico su cui abilitare questa gestione di inoltro automatico. Clicca  in alto sull’etichetta “Impostazioni” e poi clicca sul pulsante ‘Notifiche via email’.

Questa funzionalità in via predefinita è disabilitata. Per procedere con l’abilitazione della funzionalità, devi compilare i campi richiesti di seguito descritti:

• Firma: rappresenta la firma che verrà apposta alle email inviate. Sarà fondamente per far capire al cliente l’identità del mittente. Se non viene specificato nulla, le e-mail in uscita vengono siglate con la descrizione dell’intermediario, ad esempio “Studio Mario Rossi”, diversamente sarà utilizzata la dicitura specificata in questo campo, es. “Dott. Mario Rossi”
• Mittente: il campo rappresenta l’indirizzo e-mail che sarà visualizzato come Mittente nel messaggio di posta elettronica. Deve trattarsi di un indirizzo e-mail reale e presidiato, poichè i clienti che ricevono le e-mail potrebbero rispondere a tale indirizzo.
• Categorie di allegati: in questa sezione è possibile configurare esattamente quali categorie di allegati devono essere automaticamente inoltrate ai Clienti. Ad esempio, selezionado ‘Documenti – Ricevuta invio telematico’, quando verrà acquisita una ricevuta di invio telematico (il software rileva, acquisisce ed elabora la ricevuta Entratel), la stessa sarà recapitata in allegato ad un messaggio e-mail generato e spedito in automatico.

Dal momento della prima configurazione del servizio, ogni nuova ricevuta o in generale ogni nuovo allegato inserito in un documento (in base alla configurazione desiderata), sarà automaticamente recapitato via posta elettronica al cliente.

Da dove arrivano le email dei clienti? Dove posso aggiungerle o modificarle?

Gli indirizzi e-mail dei clienti, come tutti i dati anagrafici, vengono ricavati a partire dalle informazioni presenti nelle singole forniture telematiche importate nel software.

E’ possibile modificare o inserire un indirizzo e-mail, nella sezione ‘Globale – Anagrafiche’, semplicemente ricercando l’anagrafica desiderata utilizzando il campo ricerca che si trova in alto a destra e facendo doppio click sull’anagrafica desiderata. Sulla videata dell’anagrafica sarà possibile modificare diverse informazioni, tenendo presente però che una volta modificato un campo, questo non sarà più riaggiornato in automatico con i dati presenti nelle nuove pratiche acquisite per il medesimo soggetto.

Le e-mail non sono inviate immediatamente dopo l’inserimento dell’allegato, ma rimangono in attesa per circa 10-20 minuti in una speciale sezione “Globale – Comunicazioni” che trovi nel menu a sinistra. Tramite questa sezione sarà possibile consultare le comunicazioni inviate e quelle che non è stato possibile inviare perchè sprovviste di un indirizzo e-mail valido e reinviarle (dopo aver inserito manualmente l’indirizzo e-mail come descritto precedentemente).

Per motivi di “cortesia”, si è scelto di inoltrare materialmente le e-mail ai clienti esclusivamente nella fascia oraria che va dalle 8:00 alle 20:00.